9．避免有的事用力不夠，有的事用力過猛

任某公司行政經理的一位新加坡女士，發給全體員工這樣一封電子郵件：

“親愛的全體員工，廚房冰箱里擺放的餅干被拆了封，并少了一半。請各位注意，冰箱里擺的是私人餅干。供員工下午茶時間食用的餅干擺放在茶具柜的右下側。謝謝合作。”

老實說，這樣一封郵件夾在一堆語速匆匆、公事公辦的商務郵件中，備感親切，緊張的神經可以略作休憩，似乎聞到下午茶的香氣。但是然后就讓人覺得不是滋味：公司里中國員工占絕大多數，有誰會閑來無事，“偷”吃那幾塊私人餅干呢？

其實同類的事還有很多。她還發過這樣的郵件：會議室里的幻燈片投影機哪去了？冰箱里有個三明治已經腐爛了，散發著不愉悅的氣味，請主人速來處理，等等。

如果這些小郵件還顯得乖巧可愛，那每天早上她虎著臉站在門口監督打卡時的樣子可就不敢恭維了。做業務，加班是家常便飯，整夜不歸也算正常，最痛苦的是第二天早上9點還要準時跑來打卡。當然，你可以申請加班，但是要填表，交老板批，再送交新加坡女士。完成這個程序，大概至少提前一天申請。既然這么煩瑣，一般人就想，還是算了吧，自認倒霉。

最有趣的是，在餅干被竊的第二天，那個“偷”餅干的賊居然自首了。自首者在回復中懺悔道：“我不知道冰箱里的餅干是私人餅干。昨天早上沒吃早飯，不小心吃了一半，抱歉。”是中國公司的大老板。

不久，新加坡女士離開了公司。

那些在職場上辦事效率高，深得上司賞識信任的成功人士都很清楚這樣一點：工作需要分清主次，先做最重要的事情，把寶貴的時間用在最有“生產力”的地方，而不是整天糾纏在餅干和打卡上。

其實，仔細想一想就會覺得，這并不是什么了不起的秘訣，但是大部分人在實際工作中卻會忽略這樣一個原則。他們總是會本末倒置，先做較不重要的，卻擱置了最重要的，或者根本就混在一起，不知從何做起。

在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，我們每天面對著大大小小、紛繁復雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有價值的地方呢？我們可以參考以下兩個判斷標準：

首先，明白你必須做什么。

這句話有兩層意思：一是這件事是否必須做，二是這件事是否必須由我做。在北美公司工作的人，第一件要學習的企業文化就是“時間就是效率”。一個在加拿大留學的中國學生在博客里寫道：“在加拿大，從小朋友，到退休的老人，幾乎人手一本小冊子，我叫它schedule（日程表）。這種小冊子是按年發行的，每天一本，還兼具有通信錄和賬本等多種用途。在中國也有很多人用這個，但更多的人還是用自己的大腦來安排工作，或是有什么要緊的事情就隨手寫在一張紙上而已。”在北美的大小書店里，各種各樣的schedule琳瑯滿目地被擺放在最醒目的位置，供購買者根據自己的喜好而隨意挑選。

一個人對于當天或者是目前要做的事情必須有一個主次分工：對于必須是自己去做的事情，要優先提上日程；而對于非做不可，但并非一定要自己去做的事情，可以委派別人去做，自己只負責督促即可。

其次，知道什么能帶來最高的回報。

巴萊托定律告訴我們：應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。

所謂“最高回報”的事情，是指符合“目標要求”或自己比別人效率高的事情。最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。這要求人們必須辯證地看待“勤奮”。雖然說“業精于勤荒于嬉”，但是對于“勤”，在不同的時代有不同的內容和要求。過去，人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦精神視為勤奮的標準，但在快節奏高效率的信息時代，勤奮則需要新的定義，社會只承認有效勞動。勤要勤在點子上（最有生產力的地方），這就是當今時代“勤”的特點。

前些年，日本大多數企業家還把下班后加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。

再次，還要找到什么可以帶給自己最大的滿足感。

最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足感，均衡，才有和諧滿足。因此，無論地位如何，都要把時間分配到令人滿足和快樂的事情上，這樣，工作才是有趣的，而且能保持對工作的熱情。

通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清楚了，然后，以事情的重要程度分出先后順序，并堅持按這個原則去做。不久后，就會發現堅持按照這個原則去做事已不再令人厭煩，因為，此時你已把按照事件的重要程度做事當成了一種習慣。而在日常工作生活中，一旦養成了主次分明的好習慣，你會發現，自己的生活、工作節奏不再像以前那樣紊亂，效率也不再像以前那樣低下了。

過來人的點撥

只要能把事情按照主次分別排列出來，并按照由主要到次要的順序做事，就可以提高時間利用率。