國家機關、人民團體和企業事業單位，在公務活動中為推動工作、進行管理而形成與使用的，有一定格式和法定效力的文書書面材料，也稱作“公務文書”。

公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，泛指國家、黨派、政府機關、群眾團體、工廠、農村、部隊、學校等之間，在公務活動中產生的具有現實和歷史作用的所有書面材料、技術資料、往來的信件和文件，也稱作“機關應用文”，如各類文件、表報、圖紙、照片、錄音錄像磁帶等。狹義的公文是指國家行政機關的公文。

公文是由特定的作者制定和發布的。所謂特定作者，是指依法成立的、并能以自己的名義行使權力和負擔義務的組織和個人。公文是法定機關制定的，它代表機關的發言，具有法定的權威和行政的約束力。公文具有程式化和規格化的特點，是一種特定的、以說明為主的應用文體；在應用實踐中，由于權威性、嚴肅性、準確性和效率的要求，形成了獨特的程式和規格，有著統一的分類、名稱和格式。公文是政策性和政治性的集中體現，它的政治性質決定于黨和國家機關的政治性質，它服從并服務于實現國家政權的政治目標。公文是為了辦理公務而產生的，是一種以“簡”、“準”、“實”為特點的應用文體；公文的內容必須是有關公務的。

公文的任務包括傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布法規，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗等六個方面。這六個方面的任務是不能截然分開的，他們之間是相互滲透、相互結合的。

各類機關、單位在自己的工作職能和業務范圍內，由于日常工作的需要形成了許多不同類型的公文。這些公文，可以不同的角度、不同的層次、按照不同的標準進行不同的劃分。

按公文發出后的運轉方向可以分為上行公文、下行公文、平行公文。上行公文是一種由下級機關單位向上級機關發送的公文，主要是反映本機關工作的實際情況、請求指示等，如請示、報告、工作總結、情況簡報等。下行公文是一種由上級機關發給所屬下級機關的，主要是對下級機關進行工作上的指導、答復問題等，如命令、通知、通報、決定、指示、批復、公告等。平行公文是一種在相互平行的機關之間或互不隸屬的機關之間發布的公文，用于互通情況、商洽問題等，如公函、協議等。

按公文的處理時限要求，可以把公文分為特急公文(特急件)、急辦公文(急件)、一般時限公文(常規公文或單件)。

從公文的機密程度和閱讀范圍，可以把公文劃分為絕密文件、機密文件、秘密文件、普通文件。

從公文的制定機關劃分，還可把公文分為黨的文件、政府文件、專門文件、法規文件等。

公文從文字上看，多數是兼有記敘文、說明文、議論文的特點，要求簡明扼要，措詞用語要準確，文字要樸實，內容要實事求是，觀點明確，要求清楚。寫公文不應采用文學作品的筆法和語言。說明性的文字，多用直述，但不必象學術論文那樣詳細論證；忌用描繪，一般不采用描寫、抒情、夸張的筆法。