明確“重要”與“緊急”中的優(yōu)先原則

許多人做事情不按照重要性順序，他們只是愿意做讓自己覺得愉快或者方便的事情。這種隨意的做事方式，會(huì)讓他們感覺到時(shí)而輕松愜意，時(shí)而充滿壓力。在手忙腳亂中，他們不禁感慨道：“時(shí)間都去哪了？”

現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克說(shuō)：“有效的管理者知道，如果要管理自己的時(shí)間，首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際上消耗在什么地方。”當(dāng)你毫無(wú)規(guī)律、隨心所欲地處理所有待辦事情時(shí)，你的時(shí)間就在不經(jīng)意中耗費(fèi)掉了。

其實(shí)，沒有什么辦法比按照重要性順序辦事更能有效利用時(shí)間和提升效率了。如果你想有所成就，不妨抽個(gè)時(shí)間好好地問(wèn)問(wèn)自己，現(xiàn)在什么對(duì)你是最重要的、最緊迫的，什么又是你可以以后再完成的，然后立即采取行動(dòng)，把最緊迫且最重要的事情先完成了。

伯利恒鋼鐵公司是美國(guó)的一家大規(guī)模的鋼鐵公司，有段時(shí)間，該公司的效益曾不盡如人意。

美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁舒瓦普向效率專家艾維·利請(qǐng)教“更好地執(zhí)行計(jì)劃”的方法。效率專家艾維·利說(shuō)：“有一種方法能使公司的業(yè)績(jī)至少提高50%。”舒瓦普說(shuō)：“我們公司需要的不是更多的知識(shí)，而是更多的行動(dòng)。應(yīng)該做什么，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們?nèi)绾胃玫貓?zhí)行計(jì)劃，我聽你的，在合理的范圍內(nèi)，酬勞由你定。”

艾維·利遞給舒瓦普一張空白紙，對(duì)他說(shuō)：“在這張紙上寫下你明天要做的六件最重要的事。”舒瓦普照做了，用了5分鐘寫完。

艾維·利又對(duì)他說(shuō)：“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和你的公司的重要性次序。現(xiàn)在請(qǐng)你把這張紙放進(jìn)口袋。明天早晨第一件事是把紙條拿出來(lái)，做第一項(xiàng)。這時(shí)候不要看其他的，只看第一項(xiàng)，并著手辦第一件事，直至完成為止。然后用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)、第三項(xiàng)……直到你下班為止。如果你只做完了第一件事，那也不要緊，因?yàn)槟阕龅氖亲钪匾氖隆！?/p>

舒瓦普雖然有點(diǎn)疑惑，但還是點(diǎn)點(diǎn)頭，表示愿意試一試。這時(shí)，艾維·利又說(shuō)：“你每一天都要這樣做。當(dāng)你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑之后，叫你的員工也這樣干。這個(gè)試驗(yàn)?zāi)阆矚g做多久就做多久，然后給我寄支票來(lái)，你認(rèn)為值多少就給我多少。”

一個(gè)月，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬(wàn)美元的支票，還有一封信。信上說(shuō)，那是他一生中最有價(jià)值的一課。5年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。人們普遍認(rèn)為艾維·利提出的方法功不可沒。

請(qǐng)你拿出你的待辦工作表，首先，從“這件工作是不是清楚地有助于達(dá)到我一生的目標(biāo)或者短期目標(biāo)”這個(gè)問(wèn)題，來(lái)檢查某一項(xiàng)工作。如果是，就在前面打一個(gè)記號(hào)，然后按照你要去做的先后順序標(biāo)上數(shù)字，標(biāo)明先后順序的時(shí)候要考慮兩個(gè)因素：緊急性和時(shí)間效益率。

例如，如果你現(xiàn)在病了，那么，你現(xiàn)在最重要的事就是去醫(yī)院，而不是拼命地工作，否則只會(huì)讓你得不償失。再比如，你很想逛街買衣服，但是又有上司交代的任務(wù)在身，那么毫無(wú)疑問(wèn)，你必須先把上司交給你的任務(wù)完成了，然后才可以騰出時(shí)間去逛街買衣服。因?yàn)槿蝿?wù)是重要而緊急的，買衣服雖然緊急但不是最重要的。

時(shí)間效益率只是一種評(píng)估方式，使我們認(rèn)識(shí)到某一項(xiàng)工作雖然沒有另外一項(xiàng)工作重要，也沒有緊急性，但是做好這項(xiàng)工作可以獲得很多，所花費(fèi)的時(shí)間也不多，因此有理由先把它做好。比如，你今天最重要的工作就是擬訂一份報(bào)告，而需要花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間才能完成它。但是你還有一些可以分給別人去做的小事，那么，在你擬訂這份報(bào)告之前，用幾分鐘的時(shí)間把這些小事分派出去，被分派的人就會(huì)有更多的時(shí)間去執(zhí)行。

在你把標(biāo)有記號(hào)的工作項(xiàng)目編了次序以后，也同樣可以把不重要的事情編上先后順序，然后就努力按照次序去做。這樣，你工作的效率就會(huì)更高了。

哈佛人生箴言

哈佛大學(xué)管理學(xué)專家將我們每天要做的事情，按照輕重緩急的程度，分為以下四個(gè)層次：既重要又緊迫的事情、重要但是不緊迫的事情、緊迫但不重要的事情、不緊迫也不重要的事情。在實(shí)際的生活中，我們可以按照上面列出來(lái)的事情的四個(gè)層次來(lái)處理每天的事情，這樣，我們的時(shí)間就會(huì)被充分利用起來(lái)了，我們的工作效率也提高了。