匯報(bào)的邏輯采用PREP

無論是書面匯報(bào)還是口頭匯報(bào)，我們都必須關(guān)注整體的內(nèi)容邏輯，既讓對方明晰重點(diǎn)，又節(jié)約時(shí)間。缺乏邏輯的匯報(bào)，會(huì)讓上級對你的印象大幅變差。時(shí)間長了，上級不但不愿意再聽你的匯報(bào)，還會(huì)影響你的績效結(jié)果。

日本暢銷書作家大石哲之在他的暢銷書《靠譜》中介紹了一個(gè)非常有效的溝通方法——PREP，它簡潔易懂，我強(qiáng)烈推薦你用這個(gè)邏輯進(jìn)行工作匯報(bào)。

PREP是四個(gè)單詞的英文縮寫，P代表Point（觀點(diǎn)），R代表Reason（原因），E代表Example（案例），最后一個(gè)是Point（觀點(diǎn)）。依照這四個(gè)單詞的順序，就能理解這個(gè)匯報(bào)方式的邏輯，即在匯報(bào)或公開表明觀點(diǎn)時(shí)，你需要先簡明扼要地提出你的結(jié)論性觀點(diǎn)；然后用數(shù)據(jù)化內(nèi)容說明支持這個(gè)觀點(diǎn)的原因；再用一個(gè)例子幫助對方理解，最后再重復(fù)一遍你的核心觀點(diǎn)，總結(jié)陳詞；從而實(shí)現(xiàn)一次完整的表達(dá)。

下面，我們具體了解如何使用PREP。

1.提出結(jié)論性觀點(diǎn)

提出觀點(diǎn)是溝通的黃金原則。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們之所以討論，根本上都是因?yàn)橐鉀Q一個(gè)具體的問題或者要完成一件具體的事情。所以，你在說話時(shí)應(yīng)該圍繞一個(gè)明確的觀點(diǎn)，這種觀點(diǎn)最終指向某種行動(dòng)和解決方案。那么你的觀點(diǎn)究竟是什么，就變得非常重要。

就算你暫且不知道如何提出觀點(diǎn)，也一定看過辯論賽中雙方交流之前會(huì)“立論”，這樣既讓對方對你的觀點(diǎn)一目了然，也能再度提醒自己闡述的核心。

即使你覺得觀點(diǎn)不成熟，或者暫時(shí)思維混亂，不便用語言表達(dá)，你也要逼迫自己提煉出一個(gè)明確的觀點(diǎn)和結(jié)論，而不是重復(fù)一堆沒有重點(diǎn)的話，浪費(fèi)時(shí)間。這個(gè)過程需要刻意練習(xí)，但是相信我，這會(huì)讓你在職場中變成有獨(dú)立觀點(diǎn)、頭腦清晰的人。

2.用數(shù)據(jù)作為強(qiáng)有力的依據(jù)

用數(shù)據(jù)作為依據(jù)，是為了避免主觀。有時(shí)候，人在進(jìn)行觀點(diǎn)表達(dá)時(shí)，帶有一種強(qiáng)烈的主觀情緒。這種情緒非但不能說服對方，反而會(huì)讓對方“小看”你的判斷。為了減弱這種主觀闡述的效果，我們需要借助數(shù)據(jù)展現(xiàn)客觀論據(jù)，數(shù)據(jù)能很好地展現(xiàn)事物之間的關(guān)系，非常精準(zhǔn)地表示某件事情完成的程度，讓處在不同位置的人找到統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地達(dá)成協(xié)作。

雖然數(shù)據(jù)在闡述中有很多優(yōu)勢，但也要避免錯(cuò)誤地使用數(shù)據(jù)或一味地堆砌無關(guān)數(shù)據(jù)。如果你決定采用數(shù)據(jù)說明法，盡量把一切都數(shù)據(jù)化，能轉(zhuǎn)化成數(shù)字表達(dá)的東西就不要再用形容詞或副詞描述，這會(huì)讓你的表述風(fēng)格統(tǒng)一、邏輯明確、充滿力量。此外，要注意數(shù)據(jù)的選擇，選用的數(shù)據(jù)都要與陳述觀點(diǎn)直接相關(guān)，切勿為了顯示工作量而堆砌無關(guān)數(shù)據(jù)，結(jié)果適得其反。

數(shù)據(jù)說明這種方式比較適合初入職場、口才不好的新人，不但可以顯示其有理有據(jù)、邏輯思維能力強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，還能彌補(bǔ)其口才不好的短板。

3.用案例強(qiáng)化印象

如果在陳述中僅使用數(shù)據(jù)，聽起來實(shí)在枯燥。回想一下，大學(xué)的數(shù)學(xué)課上，每次你在運(yùn)算的講解中昏昏欲睡時(shí)，老師的一個(gè)故事或者段子是不是就能喚醒你了？進(jìn)行匯報(bào)也是這樣，不但要考慮內(nèi)容，更要兼顧聽眾的感受。好的陳述者，往往會(huì)選用一個(gè)經(jīng)典的案例，把觀點(diǎn)形象化，增加聽眾的理解和記憶程度。

例如，一位同事跟我講述某個(gè)商品存在設(shè)計(jì)缺陷，他引用了某位使用者在浴室差點(diǎn)摔倒的經(jīng)歷來佐證自己的觀點(diǎn)。后來每當(dāng)我在家里洗澡時(shí)，都會(huì)回想起這位同事的改進(jìn)意見，不得不說，他的這個(gè)故事讓我牢牢記住了他的觀點(diǎn)。其實(shí)，研究也表明，在人類所有表達(dá)方式里，我們對故事的接受度最高。同樣，選擇一個(gè)貼合的故事，你的結(jié)論就有了質(zhì)化（故事）和量化（數(shù)據(jù)）的雙重支持，陳述也會(huì)變得更加飽滿、立體。

4.最后重申結(jié)論

從一開始說出結(jié)論，到說完你所有的數(shù)據(jù)和案例，已經(jīng)過了一段時(shí)間。這時(shí)重申一遍結(jié)論，可以讓聽眾分散的思維重新聚焦，回到你們討論的核心問題。這時(shí)，你的表達(dá)可以更加簡明扼要、擲地有聲。

之后你只需靜靜地等待，相信很快上級就會(huì)給出反饋。

以上就是PREP原則包含的4個(gè)關(guān)鍵步驟，這些步驟均可以通過刻意練習(xí)獲得并熟練應(yīng)用。下次再向上級匯報(bào)工作的時(shí)候，試試這個(gè)方法吧！

當(dāng)然，也不是所有的匯報(bào)工作都要完全遵循這4個(gè)步驟。在一些匯報(bào)中，只需要開始時(shí)明確觀點(diǎn)，再輔以必要的數(shù)據(jù)支撐就夠了，重要的是觀點(diǎn)明確、論證有力。在熟練匯報(bào)的基礎(chǔ)之上，你也可以靈活地使用PREP原則。所有的方法都只是工具，請記住，你的根本目的是讓上級了解你的想法和工作內(nèi)容。