03．有效的時間要做最重要的事情

“80/20法則”是每一個員工都應該明白的。這個法則告訴我們，一般來說，80%的時間能完成20%的業績。因此，一個人應該把有效的時間花于重要的事情上。只有解決干好了這些事情，才能實現花20%的時間完成80%的成效的任務。

這對工作和生活都有很大的啟迪，也是快速提高工作效率的重要原則。“80/20法則”告訴我們，不要把有效的時間花在瑣碎的小事上。也就是說，在固定的時間之內，必須做最重要的事情而不是糾纏于無關緊要的事情。

亨瑞·杜哈堤曾經創立遍及全美的事務公司，是一個時間管理大師，他曾說，不管你出多少錢的薪水，都很難找到一個具有兩種能力的人：第一是有思想，第二是能按照事情的重要程度來做事。

每個人每天面對很多工作，可是什么工作是最重要的，什么工作是次要的，不是每個人都清楚的。按照事情的輕重緩急，大致能夠分為四個層次：

第一，重要且緊迫的事——今天或明天必須完成的事，否則必然影響大局。對于你來說，這類事情：有的最重要，是當務之急，對實現事業目標而言，這是關鍵環節，不能完成這些事情，整個計劃就會失敗，有的則跟個人生活息息相關，必須優先考慮，否則可能影響個人的生存。只有這些事情都得到合理的解決，才可能順利地進行其他工作，這就是第一種事情。

第二，重要但不緊迫的事——雖然事關全局，可今天或明天不做也不會影響全局。在這種事情面前，員工更有主動性和積極性。員工能否處理好這種事情，是判斷自己的能力是否合格的重要標志，因為，這種事情影響比較長遠，與事業的目標和整個運作過程關系密切。

在現實生活和工作中，好些真正重要的事都不一定是緊急的，而長遠的目標則是慢慢實現的，所謂“千里之行始于足下”，說的就是這個意思。

比如形成一個好的習慣，無論做什么事情都要有很強的韌性，這是很重要的事情，因為性格決定命運！可是這種事情絕對不能急，性急吃不了熱餃子。又比如鍛煉身體這種事情，當然是很重要的，因為身體是革命的本錢，可是鍛煉身體得慢慢來，從現在開始就行，但是不需要馬上完成——也不可能完成！

這種事情重大但不緊急，可是不能久拖下去。很多時候，等到問題成為了堆，身體垮了才開始鍛煉，這不是太晚了嗎？一個優秀員工，如果不能很好地把握這種影響全局的事情，恐怕就很難“優秀”到底了！

第三，緊迫但不重要的事——今天或明天應該做，可如果沒有做也不會影響大局。在日常生活中，這種事情最為常見，有些人就是因為不善于把握事情的輕重緩急，把很多精力都花在這種緊迫的小事上，最后沒有任何成就。

比如，你已經洗漱停當，馬上就要上床睡覺，可是朋友一個電話邀你去酒吧，你不好意思回絕，“不得不舍命陪君子”……次日凌晨回家，剛剛入睡就該上班了……

在這種事情面前，你總是被動，被別人牽著走，所以你一天都是空忙，浪費了很多寶貴的時間，耽擱了很多事情，實在是不知道輕重緩急所造成的，必須引起足夠的重視。

第四，既不緊迫也不重要的事——今天或明天不做也沒有什么影響的事。在工作和生活中，很多事情或許有一點價值，這就是“既不緊迫也不重要的事”。可是有些人對這種事“情有獨鐘”，毫無節制，這不僅浪費了寶貴時間，也形成了不良的習慣。有的人吃完飯就看電視，可是電視播什么，他們一無所知，只是被動地接受。

作為一位優秀員工：“重要且緊迫的事”要多做，做得越多，你的工作效率就越高；“重要但不緊迫的事”要訂好計劃，按部就班，堅持不懈地做；“緊迫但不重要的事”按照理性去做，保持自己的主動性，不要做“忙人”；“既不緊迫也不重要的事”最好按照計劃去做，不要做了之后后悔。

在工作中必須干最重要而又緊迫的事，這是效力論的一個基本觀點。這里有必要區分一下“效率”和“效力”這兩個詞。“效率”重視的是采用最有效的方法，在最短的時間內完成最多的事情。可是追求“效率”往往忽視了根據事物的重要性來安排辦事的時間順序。而“效力”主要是強調“時間的最佳利用”，“效力”不追求時間的高效率，而是追求時間的有用性。也就是說：“效率”要求在同一時間里完成更多的工作，而“效力”則追求在同一時間里做好最重要的工作。

因此，這里所特別強調的是：注重“效力”而不是“效率”。“效力”是“做正確的事”，而“效率”則是“正確地做事”，兩者的區別是很明顯的。