一種與日常生活、工作聯系密切、帶有應用性質的文體，是國家機關、企事業單位、社會團體及人民群眾在日常工作、生活中辦理公務及個人事物所使用的，具有某種慣用體式的交際工具，也稱作“實用文”。應用文有廣義和狹義之分。廣義應用文，泛指機關、團體、企業、事業單位或個人在處理工作或日常生活中所形成的具有某些特定格式的文體，即有固定格式的信函、文件。狹義應用文，指人們日常生活中所使用的格式不那么穩定的信函或文字。

應用文一般有固定的程式，文字簡明通俗，以說明議論為主，有特定的事由，對象明確，時間性強。

根據應用領域的不同，應用文分為私人文書和公務文書兩大類。“私人文書”也稱“個人文書”，是個人在從事政治、經濟、科學、文化等活動及與其他個人來往聯系中和處理事務所形成的文書書面材料，如私人函電、日記、傳記、手稿、回憶錄、證書、帳目等。“公務文書”也稱作“公文”，是國家機關、人民團體和企業事業單位在公務活動中用以推動工作、進行管理的文書書面材料，是國家管理政務的重要手段，如請示、報告、決定、命令、批復、公告、簡報等。

應用文在寫作上有以下幾方面的特點：行文的目的明確，針對性強；直接發生社會作用，實踐性強；材料翔實、具體，真實性強；體裁形式多樣而又常有慣用的款式；語言準確、簡練，多采用直接表述方式。