第三十六課

投身非作不可的事

很多時候，我們總感覺有做不完的事，手上的工作剛開始，那邊又有一堆工作加入了“戰(zhàn)局”。手忙腳亂、焦頭爛額成了工作的真實寫照，力不從心的情緒油然而生，讓我們本已疲憊的身心一次又一次地經(jīng)受各種壓力和艱難。這樣的境地讓我們情何以堪？事實上，在面對繁雜工作，我們需要合理安排、分清主次，拒絕做那些無關(guān)緊要的事，把精力全部投入到那些非做不可的事情中去，這樣，才能避免讓自己陷入慌亂中，才能高效率地完成所有的工作。

A眉毛胡子一把抓是職場大忌

看著辦公桌上的一大堆文件，瑩潔倍感壓力重重，額頭直冒金星。其實，這些文件只是導(dǎo)火索，真正棘手的是接下來的各家廣告主顧的洽談以及月底的考核。

想起半年前，自己剛進(jìn)入廣告行業(yè)時，初生牛犢不怕虎，憑著那股沖勁兒瑩潔硬是殺出了一條血路，之后連續(xù)幾個月，瑩潔都是公司的標(biāo)兵?？扇缃?，短短的六個月過后，工作似乎遭遇瓶頸，停滯不前。

工作量越來越大，需要洽談的公司越來越多，考核的標(biāo)準(zhǔn)越來越高，這是自我提升過程中必然會碰到的困難?？蓪M(jìn)入職場剛半年的瑩潔來說，還沒有適應(yīng)這樣高負(fù)荷的工作強度和難度，各種問題撲面而來的尷尬讓她不由自主地退縮。

這一切，主管都看在眼里。一天，主管把瑩潔叫到辦公室，向她提出了一個有趣的問題：“你有喝咖啡的習(xí)慣嗎？”瑩潔不明所以，如實回答：“沒有”。主管似乎早已知道了答案，笑著說：“其實，在工作錯綜復(fù)雜難于理出頭緒的時候，喝杯咖啡，挺好。這段小憩的時間，能讓你更合理地規(guī)劃和安排下面的工作……”

走出主管辦公室后，瑩潔喜憂參半，她在心里對自己說：“是該喝杯‘咖啡’了?！?/p>

之后，瑩潔把自己的工作安排得井井有條，目標(biāo)清晰，什么時間干什么事都了然于胸。很快，她又恢復(fù)了往日紅潤的雙頰，月底考核也順利拔得頭籌。不過，她并沒有真的每天喝咖啡。原來，喝咖啡與否并不重要，重要的是合理安排工作。

如何合理安排工作

1．合理安排自己的工作時間

倘若沒有合理的規(guī)劃，就會浪費許多寶貴的工作時間，還會做無用功。當(dāng)我們每天埋頭苦干，賣力工作，可到頭來卻毫無結(jié)果時，我們總是抱怨時運不濟(jì)，殊不知，正是由于缺少規(guī)劃，大部分時間浪費在了毫無價值的事情上，白忙一場，工作才毫無頭緒?？梢?，我們要有控制和安排自己工作時間的能力，對自己的時間要實行計劃分配。

2．簡化工作流程

工作很多沒錯，每一項工作也的確復(fù)雜，但是我們要懂得盡量簡化每一項工作的流程，將許多紛繁的工作步驟加以整合，變成單一的工作任務(wù)。如此一來，不僅減少了自己辛苦工作的時間，還會讓領(lǐng)導(dǎo)更滿意。

3．對一些分散的小工作集中處理

對那些工作量不大又很分散的任務(wù)，我們有一個行之有效的工作技巧：把許多性質(zhì)相近的工作或活動，集中在同一個時段來處理，這樣比一件件分開在不同時段處理，能節(jié)省一半以上的時間，同時還會提高工作效率。比如，填寫備忘錄、收發(fā)E-mail、填寫工作報表、寫信等，就可以集中在同一時間段完成。

如何提高工作效率

a.加快工作步調(diào)

壓力和緊迫感并不一定來自領(lǐng)導(dǎo)，往往自己給予的更多，這是一種好習(xí)慣。然而，有了壓力和緊迫感還不夠，我們應(yīng)當(dāng)一次專心地做一件事，而且用最快的速度完成，接著立即進(jìn)入下一個工作。這樣就能發(fā)現(xiàn)，我們的工作效率竟然如此驚人。

b.拖延是一種壞習(xí)慣

凡事都應(yīng)當(dāng)馬上行動，拖延是消極的代名詞，拖延的結(jié)果就是一事無成。假如我們?nèi)旧狭诉@種毛病，有兩種藥方：一種是馬上行動；一種是凡事當(dāng)天完成。

c.建立合理的工作秩序，了解自己的職責(zé)范圍

我們要經(jīng)常問自己：哪些工作需要自己做？哪些工作需要他人完成？哪些事情需要團(tuán)隊協(xié)助？對于不該自己管的事情不要輕易做決定，而該自己管的事情一定要主動過問。

B好鋼用在刀刃上

婉茹今年剛剛畢業(yè)，就職于一家廣告公司，任經(jīng)理秘書一職。起初，她對這個職位還是比較滿意的，她以為秘書就是處理一些簡單的事物，工資不低，工作不忙，何樂而不為。然而，工作還不到一個月，婉茹的想法就徹底改變了。

婉茹發(fā)現(xiàn)，上班時瑣事接踵而至，根本沒有空閑時間。想想自己的同學(xué)，他們有很多都能在工作時間上網(wǎng)、聊天，而自己卻只能不停地工作，或者馬不停蹄地奔走于各個辦公室之間，或者坐在辦公桌前“孜孜不倦”敲鍵盤，或者埋頭整理各種文件。婉茹開始感覺到工作的壓力了。

不僅如此，由于工作繁雜，婉茹總是顧此失彼，盡管忙得不可開交，卻仍然不能很好地完成任務(wù)，不僅婉茹自己很著急，經(jīng)理也經(jīng)常埋怨她。

鑒于此，婉茹愈加勤奮，幾乎每天都是第一個到公司，最后一個離開，有時還把工作帶回家，甚至熬夜工作?？山Y(jié)果呢？看著婉茹疲憊的身軀和黑眼圈，經(jīng)理實在不忍心埋怨她，可婉茹確實不能順利地完成工作。

是什么原因讓婉茹在努力、繁忙之后，仍然不能創(chuàng)造出好的工作成績，甚至還引來領(lǐng)導(dǎo)的不滿呢？對此，婉茹也常常捫心自問：為什么天天這么忙，卻依然成績泛泛？

經(jīng)過一番探索之后，婉茹逐漸認(rèn)識到問題的癥結(jié)所在：在眾多的工作任務(wù)中，不管什么任務(wù)，她總是拿來就干，從不思考哪些是重要的，哪些是次要的，把寶貴的時間浪費在了一些不重要的事情上，重要的事情卻經(jīng)常丟在一旁，導(dǎo)致無法出色、高效地完成工作。

找出原因之后，婉茹很快做出了調(diào)整。在面對各種各樣、種類繁多的工作任務(wù)時，先理清主次，把最重要的、急需解決的任務(wù)完成，交給領(lǐng)導(dǎo)。盡管還有些工作沒完成，但領(lǐng)導(dǎo)卻沒有催促埋怨，因為那些工作可以明天再做。而隔天，她再把當(dāng)天最重要的事情先完成，如此這般，婉茹每天都能做好當(dāng)天最重要的事情，領(lǐng)導(dǎo)逐漸就對她的工作表示了滿意。

一個月之后，婉茹得到了經(jīng)理的表揚，工資也得到了提升，婉茹心里美滋滋的。

不做辦公室“偽工作狂”

許多人發(fā)現(xiàn)，在每天所做的事情中，至少有80%并不重要。也就是說，可能我們每天80%的時間和精力都沒有做正確的事。我們經(jīng)常將白天無法完成的工作，留到晚上加班，甚至有時還犧牲周末的休息、戀愛時間，只是為了匆忙完成本應(yīng)周末做完的工作。這種“偽工作狂”，不僅損害身體健康，對工作本身也不利。

的確，我們中的大多數(shù)，總會在一些相對次要的事情上大費周章，而一些相對重要的事情卻捉襟見肘，這樣也造成了無法很好地完成工作任務(wù)。事實上，我們應(yīng)當(dāng)分清主次，優(yōu)先處理相對重要的事情，排定日常工作的優(yōu)先順序，讓好鋼用在刀刃上。

辦公室“好鋼”運用手冊

a.找準(zhǔn)工作重點，分清工作主次

b.找準(zhǔn)延緩原因，對癥下藥。

c.一直做最重要的事。

C急事緩做，緩事急做

作為一名普通的辦公室職員，冬玲可謂兢兢業(yè)業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)交代下來的事情馬上去辦，凡事都盡職盡責(zé)，她覺得對于一個剛?cè)肼毑痪玫男氯藖碚f，這是必不可少的職業(yè)操守。

然而，這種近乎拼命的工作態(tài)度，并沒有讓冬玲得到哪怕一點的鼓勵和成績。原因很簡單，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交代事情下來時，急急忙忙、火急火燎地去做，漏洞百出的行為常常出現(xiàn)，錯誤和誤差成了家常便飯，委屈的面容也頻頻出現(xiàn)在冬玲的臉上。

此外，公司會有一些規(guī)則性的工作，比如周報表、月報表，冬玲在一周或者一月開始的時候，總感覺時間還很充裕，因此并不著急?？梢坏浇桓兜臅r間，她就總是覺得來不及，最后只得草草了事，結(jié)果可想而知。

那天是冬玲來公司的第一百天，冬玲心情格外興奮，早早來到辦公室，倒了杯水，閑適地坐著喝水，準(zhǔn)備開始一天的工作。九點鐘，領(lǐng)導(dǎo)吩咐她趕一份文件，下午交給他。冬玲心想，領(lǐng)導(dǎo)交代的事情應(yīng)當(dāng)馬上完成，最好能提前，于是她打算在午飯之前交給領(lǐng)導(dǎo)。打定主意，她開始埋頭工作，速度飛快，期望今天能得到領(lǐng)導(dǎo)額外的表揚。

功夫不負(fù)有心人，冬玲終于在臨近十二點的時候，來到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，微笑著放下文件。領(lǐng)導(dǎo)也像意料中那樣，對她報以和藹的笑容和幾句褒獎。

冬玲開開心心地下樓吃飯，心想這第一百天果然好運，說不定下個月領(lǐng)導(dǎo)還會給自己加薪呢。

沒想到樂極生悲，下午一點半，冬玲被叫到了領(lǐng)導(dǎo)辦公室，文件摔在辦公桌上的聲音幾乎能把她的耳膜震裂。冬玲不知所措地站著，鼻子一酸，眼淚就在眼眶里打轉(zhuǎn)了。

到底出了什么事呢？原來，由于冬玲急于完成任務(wù)，導(dǎo)致在文件中不僅錯別字一大堆，許多數(shù)據(jù)也牛頭不對馬嘴，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然生氣了。

急事要緩，緩事要急

前面我們說了，在工作中，要把事情分為緊急和重要兩類，先要做重要而且緊急的事情，再做緊急而不重要的事情，再接下來是重要而不緊急的事，最后是既不緊急也不重要的事情。但具體實施起來，卻會發(fā)現(xiàn)，等你做完前三類事情，原本是不緊急也不重要的事情也變成了重要或者緊急的事情了，整個成了一個惡性循環(huán)。在管理中，有個帕金森定律，這個定律說的是：只要還有時間，工作就會不斷擴(kuò)展，直到用完所有的時間。

其實，世上事無所謂急緩。每個人眼中是不同的，或許你的急事別人卻是不急的事呢？佛家教導(dǎo)人們；“無論做什么事都要用一顆平等的心對待，如果心中對事情有急緩的區(qū)分意識，那是不對的，不對就要改，就要緩事急做、急事緩做。”不緊急的事應(yīng)抓緊干，快則早見成效；緊急之事應(yīng)慢點辦，慌忙之中容易出錯。

辦公室緩急應(yīng)對手冊

1．急事緩辦，以免忙中出錯

很多時候，當(dāng)我們坐在辦公桌前專心致志地工作時，常常會接到領(lǐng)導(dǎo)臨時的工作任務(wù)，而且是需要馬上或者當(dāng)天完成。面對這樣的急件，急急忙忙、馬馬虎虎地行動是不恰當(dāng)?shù)?。因為急事往往是突發(fā)事件，讓我們連準(zhǔn)備的時間都沒有，急急忙忙去辦肯定出錯。

況且這樣的急事，領(lǐng)導(dǎo)也是相當(dāng)重視的，當(dāng)我們在規(guī)定的時間內(nèi)完成之后，領(lǐng)導(dǎo)會預(yù)留審核甚至重做的時間。倘若我們匆忙完成，不完美的結(jié)果很可能被領(lǐng)導(dǎo)發(fā)回重做，那就吃力不討好了。

當(dāng)然，急事緩辦并不是讓我們拖時間慢慢干，而是比較充分地做好工作前的各項準(zhǔn)備，在工作時不要為了趕時間而顧此失彼，錯誤層出不窮。甚至有時候，我們還可以推測急事的真正預(yù)留時間，瞅準(zhǔn)時間交付，讓領(lǐng)導(dǎo)根本沒有時間在雞蛋里挑骨頭。我們既免去了一些不必要的麻煩，也令領(lǐng)導(dǎo)刮目相看。

2．緩事急辦，敏而有功

在日常工作中，每周每個月都有一些必須做的事情，這些事情是我們職責(zé)范圍內(nèi)的事，是固定的工作。比如，統(tǒng)計報表、分析會議紀(jì)要、檔案整理等等。一些職場新手會認(rèn)為這些事情不著急，時間很多，可以慢慢做，想什么時候做就什么時候做。

可我們難道沒有遇到那些雖然離規(guī)定還有一段時間，領(lǐng)導(dǎo)卻突然找你要結(jié)果的情形嗎？本來這是展現(xiàn)自己能力的絕好時機(jī)，卻常常被拋棄?？梢?，緩事急辦，可以在領(lǐng)導(dǎo)需要時，隨時拿出，隨要隨給，不會出任何差錯，容易得到上司的欣賞。