簡化流程，提高效率

螞蟻的世界一直是人類學(xué)學(xué)者與社會學(xué)學(xué)者所關(guān)注的，其組織體系和快速靈活的運(yùn)轉(zhuǎn)能力一直是人類學(xué)習(xí)的榜樣。其實(shí)，螞蟻有嚴(yán)格的組織分工和由此形成的組織框架，不過它們的組織框架在具體的工作情景中有很大的彈性，比如，它們在工作場合的自我組織能力特別強(qiáng)，不需要任何領(lǐng)導(dǎo)人的監(jiān)督就可以形成一個(gè)很好的團(tuán)隊(duì)，然后有條不紊地完成工作任務(wù)。

螞蟻?zhàn)鍪路浅Ｖv究流程，而且它們對流程的認(rèn)識是直接指向于工作效率的。舉個(gè)例子，當(dāng)一只螞蟻發(fā)現(xiàn)食物之后，假如有兩只螞蟻，它們會分別走兩條路線回到巢穴，邊走邊釋放出一種它們自己才能識別的化學(xué)外激素做記號，先回到巢穴者會釋放更重的氣味，這樣同伴就會走最近的路線去搬運(yùn)食物。而且它們做事有分工，且是有彈性的，一只螞蟻搬食物往回走時(shí)，遇到下一只螞蟻，會把食物交給它，自己再回頭；如果遇到上游的螞蟻，就將食物接過來，再交給下一只螞蟻。螞蟻在哪個(gè)位置換手不一定，唯一固定的是起始點(diǎn)和目的地。

有一家大型零售連鎖店就運(yùn)用了這個(gè)模式來調(diào)整其物流倉儲中心的工作流程。以前，該倉儲中心用區(qū)域方式撿貨，如果上一手沒有完成，下一手只能等著。由于每個(gè)人的工作速度有差異，而且因?yàn)閭}儲中心的商品品種很多，即便同一個(gè)人對不同商品的工作撿貨速率也存在差異，這種區(qū)域方式撿貨容易造成老是有人在等待別人完成工作以便接手的情況。

一個(gè)人不斷撿出商品，一直到下游有空兒來接手工作后才再回過頭去接手上游的工作。為了提高這一工作鏈的整體效率，他們把速度最快的員工放在最末端，速度最慢的放在最上游，運(yùn)用螞蟻模式，使生產(chǎn)效率比以前提高了30%。

在團(tuán)隊(duì)工作的情景中保持較高的工作效率，最關(guān)鍵的是要解決工作鏈上的脫節(jié)和延遲問題，不同崗位之間的替補(bǔ)與支持正是解決這一問題的有效方式。從工效學(xué)角度來看，人類的工作過程都可能存在多余環(huán)節(jié)，提高工作效率的一個(gè)重要途徑就是去發(fā)現(xiàn)和減掉那些多余環(huán)節(jié)。

現(xiàn)在，許多企業(yè)不斷壯大，分公司、辦事處、機(jī)構(gòu)遍布全國各地，從董事長到總經(jīng)理，再到業(yè)務(wù)項(xiàng)目模塊，最后到一線員工，每個(gè)環(huán)節(jié)的管理基本上都有計(jì)劃、執(zhí)行、檢查以及反饋。這些環(huán)節(jié)層層相連就形成了企業(yè)自己的流程審批鏈，但是，傳統(tǒng)的流程審批鏈比較煩瑣復(fù)雜。

比如，一個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的發(fā)起者是總部領(lǐng)導(dǎo)，總部領(lǐng)導(dǎo)要求辦事處經(jīng)理在某月某日之前完成工作。辦事處經(jīng)理責(zé)成某部門經(jīng)理，某部門經(jīng)理又責(zé)成某業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員。然后這個(gè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)開始到各地跑業(yè)務(wù)，完成后以Word文檔、PPT等形式向部門經(jīng)理匯報(bào)，部門經(jīng)理通過電話、短信、QQ、微信等方式進(jìn)行批復(fù)、修正，最后向總部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

總部領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問題，又得向下級指出，一直這樣重復(fù)往返著……

從這里不難看出，決策層是大腦，執(zhí)行層是手足，假如手足與大腦的溝通中出現(xiàn)中斷，時(shí)間線就會被拉得很長，在時(shí)間就是金錢的現(xiàn)代社會，這種方式不僅會降低企業(yè)的工作效率，而且會影響企業(yè)的發(fā)展。

1．簡化會議記錄

每個(gè)公司都是大會、小會不斷，好像公司就是為了會議而產(chǎn)生的。由此會議記錄就成了不可或缺的。其實(shí)有很多的記錄內(nèi)容都是無用的，如領(lǐng)導(dǎo)再三強(qiáng)調(diào)的，這樣的記錄無疑會浪費(fèi)閱讀的時(shí)間，可以簡化到記錄人、時(shí)、事、地。

2．別總轉(zhuǎn)接電話

假如你在工作中總是在等待轉(zhuǎn)接電話，不管是對于自己還是轉(zhuǎn)接的人，都是一種精力和時(shí)間的消耗，所以，盡可能知道對方的分機(jī)號碼。

3．使用小黑板

雖然現(xiàn)在電子郵件，電子文檔很普及，但是這些東西也往往容易被忽視。所以，一些信息你可以寫在黑板上，比如“明天下午2點(diǎn)30分開會，請各位準(zhǔn)時(shí)參加”。

自控小貼士

做事的流程必須遵循，必須是為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)目的更簡便、更低成本、更快捷的原則，假如因?yàn)榱鞒谭炊棺鍪掠龅阶璧K，就有必要分析這個(gè)流程是否有存在的價(jià)值或者是否需要進(jìn)一步調(diào)整了。