有重點地工作，讓一切井然有序

做事情只有忙而有序，才能有張有弛從容不迫。面對繁雜的事務，一定要排個計劃，分出輕重緩急，然后逐一落實。這就要求我們用到一個重要工具——日程表。日程表是一個成熟的職場人士必不可少的東西，有了它，我們甚至可以把自己的每一秒鐘都充分利用起來；有了它，我們可以將最重要、最繁復的事情安排在自己精力最充沛的時間段來做；有了它，我們的做事效率能夠提高很多。

每個人每天都要處理很多事情，這些事情有的需要馬上就做，有的需要今天做一點、明天做一點，慢慢積累著做，有的很簡單，只要5分鐘就足以搞定，有些要花費我們整整一個上午的時間才能處理好。怎樣安排各類事務？美國某公司總裁給年輕人提供了很好的借鑒：美國某汽車公司總裁莫瑞要求秘書將呈遞給他的文件放在顏色不同的公文夾中。紅色的代表特急，綠色的要立即批閱，橘色的代表這是今天必須注意的文件，黃色的則是必須在一周內批閱的文件，白色的表示周末時必須批閱，黑色的則表示是必須他簽名的文件。

如果你也能夠給自己做一個計劃表，把一段時間內，如一天內需要做的事情計劃出來，然后合理安排一段時間來做某件事，事情就能進行得有條不紊，你處理事務的效率想必也會大大提高。制表的要領是，把你每天需要做的事情都寫下來，然后根據事情的重要程度和緊急程度作一下分類，例如：

緊急但并不很重要的事情：這類事情很緊急，往往剛一上班，上司就緊催著要，但是它的重要部分已經完成，只剩下諸如簽字或者復核之類比較簡單的事情，你首先要處理的就是這一部分內容。因為，從一個悠閑的狀態進入一個緊張忙碌的狀態，是需要一個過程的，如果這時候作重要的決定，往往會比較草率。做一些緊急的、簡單的工作，對于你來說相當于運動前的熱身，是有很大必要的。

重要且緊急的事情：這類事情對你來說是最重要的，而且是當務之急，只有迅速解決完，才能順利進行別的工作。這種事情緊急而重要，你必須把它們處理好，不能再拖延。這樣的事情我建議在熱身完后立即處理，因為這個時候你已經進入工作狀態，精力是最旺盛的，注意力是高度集中的，思路清晰，思考速度也很快，把緊急而重要的事情放在這個階段做，會既謹慎周密，又快捷高效。

重要但不緊急的事情：總有一些事情是不緊急的，但它關系到你的長遠發展，而且它需要你日復一日地慢慢去積累、去做。因為它們沒有規定的期限，或者期限比較遠，沒有人催促，你可能就會一直拖下去。這些事，我建議放到我們悠閑、時間充裕的下午去做，因為有空暇，如果工作本身又比較繁復、耗時，但并不需要花費大量的精力和高強度的注意力，那么，用下午時間來處理這樣的事務再適合不過了。

不緊急也不重要的事情：總有一些這樣的事，根本不需要處理，隨著時間的流逝，這件事情自然就沒有意義了。或者不需要即時處理，只要在閑暇時間順手做一下就好了。例如，瀏覽報紙的娛樂版塊，整理一下書桌，做做準備工作等。這些小事情，只要在喝水休息的空當，順手做一下就會做得很好，沒有必要為這種小事單獨安排時間。

意外的事：每天都難免要處理一些意外的突發狀況，它會打亂你的日程表，花費你很多精力和時間。如果意外狀況沒有緊急重要到必須馬上處理，那么，當你的工作進展到一定階段后再處理它是最好的。如果比較緊急，也比較簡單，那就馬上處理，然后再回到工作狀態，這才是最好的方法。總之，要視意外的緊急程度和復雜程度而定。

每個人每天都有很多必須要處理的事情，把事情分出輕重緩急，用全部的精力和黃金時間應付那些最重要的事情，才可能提高你的工作效率。這樣才能做到忙而有序、有張有弛，說不定還能忙中偷閑呢！