如何提高溝通有效性
Stanley是一家大型外企的高級經理。
一次和他閑聊中,我們談到了溝通的有效性問題。當我說對這個問題感到很棘手時,他卻笑了,一副不以為然的樣子。經過我再三請教,他講了一下自己的訣竅。原來他十分重視溝通問題,因此在人才招聘的環節,也就是在面試中專門考察對方的溝通能力。溝通能力欠佳的一律不予考慮。這樣做的結果就是,Stanley在工作中很少遇到溝通方面的障礙。
按說Stanley的做法在道理上是行得通的,也十分值得我們借鑒。但是,在執行中會有兩大障礙。一個是要考慮用人成本,另一個就是還要公司人事方面的配合。這兩大障礙可不是人人都能解決的,所以在實際工作中,真正如Stanley一樣行事的公司和部門并不多見。
那么,我們應該怎樣行事才好呢?提高溝通有效性,可以分下述四步來實現:
第一步:大力宣傳有效溝通的概念和意義
有效溝通的概念我們前面已經介紹了。仔細琢磨一下有效溝通的概念就會發現,對團隊成員而言,有效溝通就意味著高效的工作。那么,如果每個成員都以高效工作為目標,對管理者而言,有效溝通就意味著高效的組織,其概念值得我們大力宣傳和推廣。
第二步:把握團隊成員的有效溝通能力
據個人的有效溝通能力不同,團隊成員大致可以被分為5個層次(見下表)
從這張表中我們可以看出,有效級意味著該成員能夠實現和管理者的有效溝通,即要么不接受任務,要么就能按照要求完成好任務。而其他四個等級則意味著該成員存在不同程度的溝通能力缺陷,不能有效地和管理者溝通。按能力從低到高依次為:混沌級組員、形式級組員、內容級組員、目標級、有效級組員。
那么,為什么要這樣分類呢?我們來看一個實例。
公司新招來兩個技術人員Jim和Tom。兩人的任務是:合作開發一項軟件功能,一周后驗收。工作量兩人各半。
執行的過程如下。
Tim:
一周后按時提交結果,并且功能完全滿足事先的技術要求。
Tom:
第一周:太忙,忘記做了。
第二周:沒有做任何設計,直接開工受到批評。
第三周:設計不符合公司規范,被打回重新設計。
第四周:一項設計要求沒有實現,回頭補做。
第五周:軟件被測試出多處漏洞,被要求修補。
第六周:被發現沒有遵守技術約定,部分功能無法和Tim正常通信。
Tim一周的工作,Tom六周還沒有做完,這的確讓人惱火。然而這中間的巨大差異,是智力上的差距嗎,是技術實力的差距嗎?都不是。這只能說明兩人的溝通能力有差距。Tim是有效級溝通,Tom是混沌級溝通。如此而已。
如果你是管理者,工作上相關人員的溝通能力層次,你會不想知道嗎?
第三步:按照人員的有效溝通能力來分解和劃分任務
如果管理者掌握了團隊成員的有效溝通能力情況,那么下一步最聰明的行動就應該是:按照人員的有效溝通能力來分解和劃分任務。
實踐中,管理者可以參照下面三個原則來進行任務劃分。
(一)分解原則
按照團隊溝通能力情況來決定任務分解的粒度。如果團隊人員溝通能力很強,那么把工作劃分得太細,則純粹是資源浪費;反之,團隊人員溝通能力很弱,工作劃分得太粗,則會憑空增加溝通成本。
(二)分配原則
根據個人溝通能力情況來分配任務。每個人的溝通能力都是不同的,有效級和混沌級更是天壤之別。如果你在分配任務時一視同仁,那么很可能有效級的人會認為你不信任他,很簡單的問題還要交代半天;而混沌級的人會認為你故意難為他,很復雜的問題卻不給他交代清楚。
(三)順序原則
工作中,前期以低溝通能力要求的任務為主,后期以高溝通能力要求的任務為主。也就是說,前期多找一些簡單任務來測試各人的溝通能力和工作能力,找到問題的同時還可以及時加以教育和改進;而隨著大家溝通能力的不斷提高,到了后期即便提出高溝通能力要求的任務,問題也不大了。
第四步:不斷提高人員的有效溝通能力
在實際工作中,你會發現困擾你的問題更多是源自于團隊成員的個人溝通能力不足,而不是他們的個人技術或工作能力。也就是說,“迦葉問題”在很大程度上可以通過提高團隊成員的有效溝通能力加以解決。那么,提高團隊成員的有效溝通能力,也就在很大程度上意味著提高團隊戰斗力。有了這個認識,我們就不能不把提高人員有效溝通能力這件事提到重要工作議事日程。
在實際工作中,為了不斷提高團隊成員的有效溝通能力,我們可以參照以下幾個步驟執行:
①制定相應于各個溝通級別的流程、規范;
②安排人員執行相應級別的任務;
③不斷地對過程進行評價檢查;
④根據流程和規范,對結果進行表揚和批評;
⑤當團隊成員深刻理解并堅定執行上述流程、規范,安排他執行更高級別的任務。
以上五步,就是提高溝通有效性的工作流程。按照這個流程認真執行,提高溝通有效性便不再成為一句空話。
“我費了那么大的力氣去提高溝通有效性,這件事到底有什么意義呢?”有些朋友對這么做是否值得表示懷疑。
我的回答是,提高溝通有效性就意味著——
①管理者知己知彼能力的大幅提高,知人善任能力的大幅向上。
②團隊成員溝通能力的大幅提高,執行力的大幅提高。
③團隊執行能力的不斷攀升,整體效率的不斷攀升。
④它甚至還意味著你的領導力的養成,你的領導形象的樹立。
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